Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Ae Multiweb.
1. Chuẩn bị trước khi kết nối Site gốc với Website vệ tinh
Về sản phẩm:
- Kiểm tra SKU trên site gốc và site vệ tinh để đảm bảo trùng khớp.
- Đảm bảo sản phẩm đang bật tính năng quản lý tồn kho.
Về tồn kho:
- Đảm bảo số liệu tồn kho tại các chi nhánh trên hệ thống Sapo đã được cập nhật và sẵn sàng cho việc tích hợp.
2. Kết nối và thiết lập cấu hình đồng bộ với site vệ tinh
Sau khi đảm bảo tồn kho và mã SKU sản phẩm 2 hệ thống giống nhau, bạn thực hiện liên kết Site vệ tinh như sau:
2.1. Nhấn nút "Kết nối Website vệ tinh"
2.2. Điền alias của Site vệ tinh
Trang web bạn đang kết nối cần đảm bảo rằng không liên kết với Site nào trước đó qua kênh đồng bộ,
nếu không dữ liệu sản phẩm và đơn hàng có thể bị sai lệch, trùng lặp.
2.3. Cấu hình cho Site vệ tinh
| Dữ liệu đồng bộ | Trạng thái cấu hình | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Thiết lập đồng bộ dữ liệu đơn hàng | (True/False) Đồng bộ tự động đơn hàng tạo ra trên Site vệ tinh về Site gốc | Đơn hàng tạo ra trên Site vệ tinh sẽ được tự động đồng bộ về Site gốc |
| Đồng bộ trạng thái đơn hàng mới | (True/False) Đơn hàng từ Site vệ tinh về được tự động duyệt trên Site gốc | - Đơn hàng từ Site vệ tinh về Site gốc sẽ không tự động được duyệt (xác nhận) mà chỉ ở trạng thái đặt hàng |
| Lựa chọn nhân viên xử lý đơn hàng | Lựa chọn nhân viên xử lý đơn hàng từ khi tạo đơn hàng từ Site vệ tinh sang Site gốc | Khi đồng bộ đơn từ Site vệ tinh về sẽ chọn luôn nhân viên xử lý trên site gốc theo nhân viên được chọn trong cấu hình |
| Thiết lập chi nhánh đồng bộ | (Bắt buộc) Thiết lập chi nhánh đồng bộ kho với Site vệ tinh Chi nhánh nhận dữ liệu đơn hàng từ Site vệ tinh | Sản phẩm trên Site vệ tinh sẽ được đồng bộ về chi nhánh được chọn |
| Thiết lập cài đặt Tạo/Cập nhật sản phẩm | Cho phép tạo sản phẩm từ Site gốc Cho phép cập nhật sản phẩm từ Site gốc | Sản phẩm trên Site vệ tinh sẽ được tạo mới/cập nhật theo cấu hình Đối với thiết lập cập nhập thông tin tự động: Hệ thống chỉ thực hiện đồng bộ khi sản phẩm trên site vệ tinh và site gốc đều là cùng một sản phẩm. Tránh các trường hợp như: sản phẩm trên site vệ tinh là 1 sản phẩm có nhiều phiên bản trùng SKU với nhiều sản phẩm trên site gốc hoặc ngược lại — dẫn đến lỗi đồng bộ. |
| Thiết lập chính sách giá | Tự đồng bộ giá sản phẩm | Giá bán, Giá so sánh trên Site vệ tinh sẽ được cập nhật từ Site gốc theo cấu hình |
| Thiết lập đồng bộ khách hàng | Số điện thoại/Email | Tiêu chí liên kết khách hàng giữa hai hệ thống là số điện thoại |
2.4: Cấu hình cho Site gốc
- Đồng bộ chi nhánh: Sẽ đồng bộ tất cả chi nhánh hiện có trên Site gốc về app
- Đồng bộ nhân viên: Sẽ đồng bộ tất cả nhân viên hiện có trên Site gốc về app
- Đồng bộ Webhooks: Đồng bộ webhook để app luôn luôn nhận webhook từ Sapo
- Xóa Webhooks: Chỉ dành cho các tác vụ cần thiết (không xóa)
3. Đồng bộ sản phẩm
Để xem danh sách sản phẩm đồng bộ bạn chọn Sản phẩm đồng bộ trên thanh menu
Trong màn hình sản phẩm, bạn có thể thao tác dễ dàng để:
- Xem tất cả sản phẩm: số lượng sản phẩm đã liên kết, chưa liên kết, lỗi liên kết, bằng cách click vào các tab tương ứng
- Lọc được các sản phẩm ở Site gốc/Site vệ tinh bằng cách lựa chọn Sản phẩm Site gốc/Sản phẩm Site vệ tinh
- Xem được trạng thái liên kết, thực hiện ngay được các thao tác Hủy liên kết / Liên kết
- Bạn có thể xem được thông tin so sánh sản phẩm ở 2 bên bằng việc lựa chọn sản phẩm 2 site
Các trạng thái liên kết
- Đã liên kết: Hai sản phẩm trên 2 hệ thống Site gốc và Site vệ tinh đã được liên kết với nhau qua SKU
- Chưa liên kết: Hai sản phẩm trên 2 hệ thống chưa được liên kết với nhau do cấu hình đồng bộ bị tắt, hoặc đã ngắt liên kết thủ công.
- Liên kết thất bại do gặp lỗi: Hai sản phẩm có cùng SKU nhưng trong quá trình liên kết thì gặp lỗi hoặc một vài lý do khác.
Các hành động đồng bộ:
- Liên kết: Hệ thống sẽ tìm kiếm sản phẩm có trùng mã SKU tương ứng ở cả 2 bên Gốc, Vệ tinh để liên kết với nhau và thực hiện đồng bộ. (Lưu ý: Sản phẩm trùng SKU phải không được liên kết với một sản phẩm khác, nếu không bạn cần hủy liên kết này trước khi liên kết được thực hiện)
- Hủy liên kết: Hệ thống sẽ ngắt liên kết 2 sản phẩm Gốc - Vệ tinh, dữ liệu kho và giá sẽ không được đồng bộ.
- Đồng bộ dữ liệu ngay: Hệ thống sẽ thực hiện đồng bộ dữ liệu mới nhất các sản phẩm được chọn
Đồng bộ thủ công khi hệ thống cập nhật realtime chậm.
Trong một số thời điểm, do độ trễ mạng, tải hệ thống hoặc giới hạn API, dữ liệu có thể chưa kịp đồng bộ realtime. Khi đó bạn có thể chủ động thực hiện đồng bộ thủ công để cập nhật dữ liệu mới nhất.
Khi nào nên đồng bộ thủ công?
- Vừa cập nhật thông tin sản phẩm (tên, mô tả, ảnh, giá…) nhưng site vệ tinh chưa thay đổi
- Vừa thay đổi tồn kho/giá nhưng chưa phản ánh sang site vệ tinh
Các hành động đồng bộ thủ công - khi xem danh sách sản phẩm Site gốc
Đồng bộ dữ liệu (theo sản phẩm được chọn): Chọn 1 hoặc nhiều sản phẩm → bấm Đồng bộ dữ liệu ngay để hệ thống đẩy dữ liệu mới nhất theo cấu hình cập nhật (giá, tồn khi, thông tin sản phẩm) từ site gốc sang các sản phẩm site vệ tinh đã liên kết
Làm mới trạng thái liên kết: Dùng khi tab trạng thái (Đã liên kết/Chưa liên kết/Lỗi) hiển thị chưa đúng sau khi thao tác. Hệ thống sẽ kiểm tra lại trạng thái liên kết và cập nhật màn hình.
Liên kết (đối với sản phẩm mới, lỗi liên kết): Với sản phẩm đang ở trạng thái Liên kết thất bại do gặp lỗi, bạn có thể chọn sản phẩm và thực hiện Liên kết lại để hệ thống chạy lại quy trình ghép SKU và đồng bộ.
Các hành động đồng bộ thủ công - khi xem danh sách sản phẩm Site vệ tinh
Ở các sản phẩm đã liên kết với sản phẩm bên site gốc. Bấm button ở cuối sản phẩm site gốc để lấy dữ liệu mới nhất theo cấu hình cập nhật (giá, tồn khi, thông tin sản phẩm) từ site gốc sang sản phẩm site vệ tinh đã liên kết tương ứng
Lưu ý:
- Đồng bộ thủ công sẽ được xử lý theo hàng đợi. Với số lượng lớn sản phẩm, dữ liệu có thể cập nhật sau vài phút.
- Để tránh giới hạn API, bạn nên đồng bộ theo nhóm nhỏ (ví dụ 20–50 sản phẩm/lần) khi hệ thống đang bận.
4. Đồng bộ đơn hàng
Để xem danh sách sản phẩm đồng bộ bạn chọn Đơn hàng đồng bộ trên thanh menu:
Các trạng thái liên kết:
- Đã liên kết: Đơn hàng tạo mới trên Site vệ tinh đã được tạo mới thành công trên Site gốc
- Chưa liên kết: Đơn hàng tạo mới trên Site vệ tinh nhưng không được đồng bộ về Site gốc do đồng bộ bị tắt
- Lỗi liên kết: Đơn hàng tạo mới trên Site vệ tinh nhưng không được đồng bộ về Site gốc do gặp lỗi. Ví dụ như sản phẩm trong đơn hàng bên Vệ tinh chưa được liên kết với sản phẩm bên Gốc