Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Ae Multiweb
Ứng dụng có 4 mục trên thanh menu: Tổng quan, Sản phẩm đồng bộ, Đơn hàng đồng bộ và Cấu hình. Hãy mở ứng dụng ở shop gốc để sử dụng; nếu mở ở shop vệ tinh, ứng dụng chỉ báo đây là website vệ tinh.
1. Chuẩn bị trước khi kết nối Site gốc với Website vệ tinh
Về sản phẩm:
- Kiểm tra SKU trên site gốc và site vệ tinh để đảm bảo trùng khớp. Mỗi biến thể cần có SKU.
- Trên site vệ tinh, biến thể cần bật quản lý tồn kho thì mới được liên kết (khi liên kết từ phía site vệ tinh).
Về tồn kho:
- Đảm bảo số liệu tồn kho tại các chi nhánh trên shop gốc đã được cập nhật và sẵn sàng cho việc đồng bộ.
Về gói sử dụng:
- Shop gốc cần có gói còn hạn và còn chỗ cho thêm shop. Xem gói ở trang Tổng quan. Nếu chưa có gói hoặc đã hết hạn, nút "Kết nối Website vệ tinh" không dùng được; vui lòng liên hệ đội ngũ hỗ trợ.
2. Kết nối và thiết lập cấu hình đồng bộ với site vệ tinh
2.1. Nhấn nút "Kết nối Website vệ tinh" ở trang Tổng quan
2.2. Nhập domain của Site vệ tinh
Nhập domain dạng ten-shop.myharavan.com (không dùng tên miền riêng), tick xác nhận đã đọc lưu ý rồi nhấn Kết nối.
Một tab mới sẽ mở trang cấp quyền của Haravan. Hãy đăng nhập bằng tài khoản chủ shop v ệ tinh và đồng ý cài ứng dụng. Nếu Haravan tự đăng nhập bằng tài khoản shop gốc, hãy đăng xuất rồi đăng nhập lại bằng tài khoản shop vệ tinh. Hoàn tất xong, shop vệ tinh xuất hiện ở trang Tổng quan.
Lưu ý
- Trang web bạn đang kết nối cần đảm bảo rằng không liên kết với shop gốc nào khác qua kênh đồng bộ, nếu không dữ liệu sản phẩm và đơn hàng có thể bị sai lệch, trùng lặp.
- Link kết nối chỉ có hiệu lực trong thời gian ngắn; hết hạn thì bấm Kết nối lại.
- Một shop đã là shop gốc thì không thể kết nối làm shop vệ tinh. Một shop vệ tinh chỉ thuộc một shop gốc.
2.3. Cấu hình cho Site vệ tinh
Vào Cấu hình → tab Cấu hình site vệ tinh → nhấn Cấu hình ở site vệ tinh cần thiết lập. Sửa xong nhấn Lưu.
| Dữ liệu đồng bộ | Tuỳ chọn trên màn hình | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Thiết lập đồng bộ dữ liệu đơn hàng | (Bật/Tắt) Đồng bộ tự động đơn hàng tạo ra trên Site vệ tinh về Site gốc | Bật: đơn hàng mới tạo trên Site vệ tinh được tự động tạo sang Site gốc. Tắt: đơn chỉ được ghi nhận trong ứng dụng, không tạo sang Site gốc. |
| Đồng bộ mã đơn hàng | (Tick chọn) Cho phép đồng bộ mã đơn hàng từ Site vệ tinh sang Site gốc | Bật: đơn trên Site gốc dùng lại mã đơn của Site vệ tinh. Lưu ý: mã đơn giữa các Site vệ tinh không được trùng nhau. |
| Lựa chọn nhân viên xử lý đơn hàng | Lựa chọn nhân viên xử lý đơn hàng từ Site vệ tinh (hoặc để "Không chọn nhân viên") | Khi đơn từ Site vệ tinh được tạo sang Site gốc, đơn sẽ được gán cho nhân viên đã chọn trên Site gốc. |
| Thiết lập chi nhánh đồng bộ | (Bắt buộc) Thiết lập chi nhánh đồng bộ kho với Site vệ tinh Chi nhánh nhận dữ liệu đơn hàng từ Site vệ tinh | Tồn kho đẩy sang Site vệ tinh là tổng tồn của các chi nhánh Site gốc được chọn (VD: chi nhánh A tồn 10, chi nhánh B tồn 5, chọn cả hai thì Site vệ tinh nhận 15). Đơn từ Site vệ tinh tạo sang Site gốc sẽ được gán vào chi nhánh nhận đơn, chi nhánh này chỉ chọn được trong các chi nhánh đồng bộ kho. |
| Thiết lập tạo / cập nhật sản phẩm | Cho phép tạo sản phẩm từ Site gốc Cho phép cập nhật sản phẩm từ Site gốc (kèm danh sách thông tin được cập nhật) Cho phép tìm và liên kết với sản phẩm Site Gốc từ Site vệ tinh Cho phép các biến thể của 1 sản phẩm Site gốc liên kết với nhiều sản phẩm Site vệ tinh | Tạo: sản phẩm mới tạo ở Site gốc (chưa có SKU trên Site vệ tinh) sẽ được tạo sang Site vệ tinh. Cập nhật: khi sản phẩm Site gốc thay đổi, các thông tin được chọn sẽ cập nhật sang sản phẩm đã liên kết ở Site vệ tinh. Tìm và liên kết từ Site vệ tinh: sản phẩm tạo/sửa ở Site vệ tinh sẽ được tự tìm và liên kết với sản phẩm Site gốc theo SKU. Liên kết nhiều sản phẩm: mặc định tắt - các biến thể của một sản phẩm phải khớp SKU vào cùng một sản phẩm ở site bên kia, khớp rải rác nhiều sản phẩm thì báo lỗi, không liên kết; bật thì vẫn liên kết. |
| Thông tin được cập nhật (khi bật "Cho phép cập nhật sản phẩm từ Site gốc") | Luôn cập nhật: Tên biến thể, Tồn kho, Giá bán, Giá so sánh, SKU Tuỳ chọn: Mã barcode, Khối lượng, Tên sản phẩm, Tag sản phẩm, Mô tả sản phẩm, Ảnh sản phẩm | Các thông tin tuỳ chọn chỉ được cập nhật sang Site vệ tinh khi bạn tick chọn. Giá bán và giá so sánh luôn được đồng bộ (không tắt được), nên nếu muốn bán giá khác nhau giữa các website thì chưa phù hợp với cấu hình hiện tại. |
Lưu ý
- Chi nhánh đồng bộ kho là bắt buộc: chưa chọn thì không tạo/cập nhật được sản phẩm, tồn kho và đơn hàng sẽ báo lỗi.
- Một số thông tin như đơn vị tính không đồng bộ được, xem mục Dữ liệu không đồng bộ.
- Ở phần "Quyền ứng dụng" cuối trang, nếu báo thiếu quyền, nhấn Cấp lại quyền và đăng nhập bằng tài khoản chủ shop vệ tinh ở tab mới.
2.4. Cấu hình cho Site gốc
Vào Cấu hình → tab Cấu hình site gốc.
- Quyền ứng dụng: hiện trạng thái quyền đã cấp, nhấn Cấp lại quyền khi ứng dụng cần thêm quyền mới.
- Đồng bộ webhooks: đăng ký nhận thông báo thay đổi (sản phẩm, đơn hàng...) từ Haravan cho site gốc và các site vệ tinh. Dùng khi mới kết nối shop hoặc khi dữ liệu không tự cập nhật.
3. Đồng bộ sản phẩm
Để xem danh sách sản phẩm đồng bộ, chọn Sản phẩm đồng bộ trên thanh menu. Danh sách hiển thị theo từng biến thể (variant).
3.1. Điều kiện liên kết sản phẩm
Hệ thống liên kết từng biến thể giữa site gốc và site vệ tinh bằng SKU (không phân biệt hoa thường). Để liên kết được:
- Biến thể phải có SKU.
- SKU phải xuất hiện đúng 1 lần ở phía còn lại. SKU bị trùng nhiều lần thì báo lỗi.
- Biến thể ở phía kia chưa liên kết với biến thể khác.
- Mặc định, các biến thể của một sản phẩm phải khớp vào cùng một sản phẩm ở phía bên kia. Nếu khớp rải rác nhiều sản phẩm sẽ báo lỗi, không liên kết (có thể bật tuỳ chọn cho phép liên kết nhiều sản phẩm trong cấu hình).
- Với liên kết khởi tạo từ site vệ tinh: biến thể trên site vệ tinh cần bật quản lý tồn kho, và cần bật tuỳ chọn tìm và liên kết với sản phẩm Site gốc.
- Cần đã chọn chi nhánh đồng bộ kho trong cấu hình.
3.2. Khi nào hệ thống tự liên kết và đồng bộ
Khi sản phẩm được tạo hoặc sửa ở site gốc (chiều Gốc → Vệ tinh):
- Nếu sản phẩm đã liên kết với sản phẩm vệ tinh: cập nhật sang sản phẩm vệ tinh (nếu bật "Cho phép cập nhật sản phẩm từ Site gốc"). Biến thể mới thêm ở gốc cũng được thêm sang vệ tinh.
- Nếu chưa liên kết: hệ thống tìm SKU từng biến thể trên site vệ tinh.
- Có biến thể thiếu SKU, hoặc SKU trùng nhiều lần ở vệ tinh → báo lỗi, dừng cả sản phẩm.
- Tìm thấy SKU khớp → liên kết với sản phẩm vệ tinh đó (không tạo mới).
- Không SKU nào có ở vệ tinh → nếu bật "Cho phép tạo sản phẩm từ Site gốc" thì tạo mới sản phẩm bên vệ tinh (kèm ảnh và biến thể có SKU) rồi liên kết; nếu tắt thì dừng.
- Tồn kho site vệ tinh được đặt bằng tổng tồn các chi nhánh đã chọn của site gốc, ghi vào chi nhánh chính của site vệ tinh.
Khi sản phẩm được tạo hoặc sửa ở site vệ tinh (nếu bật "Cho phép tìm và liên kết với sản phẩm Site Gốc từ Site vệ tinh"): hệ thống tìm biến thể cùng SKU ở site gốc để liên kết. Nếu đồng thời bật "Cho phép cập nhật sản phẩm từ Site gốc", dữ liệu của site gốc sẽ ghi đè lên sản phẩm vệ tinh. Thông tin của site vệ tinh không được ghi lên site gốc.
Lưu ý quan trọng
- Nếu tắt "Cho phép cập nhật sản phẩm từ Site gốc", các biến thể vệ tinh có SKU khác SKU gốc (ví dụ đã bị sửa tay) sẽ bị huỷ liên kết, và dữ liệu không được cập nhật sang vệ tinh.
- Nếu SKU của biến thể ở site vệ tinh bị đổi, liên kết sẽ được xác lập lại theo SKU mới (hoặc báo lỗi nếu không phù hợp; biến thể đã liên kết từ trước mà không tìm thấy SKU ở gốc thì giữ nguyên liên kết).
- Khi biến thể bị xoá ở một phía, liên kết tương ứng chuyển về Chưa liên kết; biến thể/sản phẩm ở phía còn lại không bị xoá.
3.3. Dữ liệu nào được đồng bộ
- Luôn đồng bộ (khi cho phép cập nhật): tên biến thể, SKU, giá bán, giá so sánh, tồn kho.
- Theo cấu hình: mã barcode, khối lượng, tên sản phẩm, tag, mô tả, ảnh sản phẩm (kèm ảnh biến thể).
- Không phụ thuộc cấu hình (luôn đồng bộ khi cho phép cập nhật): trích dẫn, thương hiệu, loại, kênh bán Website / Haravan POS, ẩn khỏi trang tìm kiếm - danh sách, không áp dụng khuyến mãi, quản lý kho, cho phép bán khi hết hàng, cần giao hàng, chịu thuế, tên thuộc tính.
- Khi tạo mới sản phẩm bên vệ tinh, hệ thống gửi đầy đủ thông tin, không phụ thuộc phần chọn thông tin cập nhật.
Dữ liệu không đồng bộ
Các thông tin dưới đây không được đồng bộ từ Site gốc sang Site vệ tinh. Nếu cần, bạn hãy thiết lập trực tiếp trên Site vệ tinh.
| Dữ liệu | Lý do |
|---|---|
| Đơn vị tính (quy đổi đơn vị) | Haravan chưa cho phép ứng dụng đọc đơn vị tính của sản phẩm, nên ứng dụng không lấy được thông tin này từ Site gốc |
| Kênh bán Harasocial | Haravan chưa hỗ trợ ứng dụng thiết lập kênh bán này |
| Đường dẫn sản phẩm | Mỗi website có đường dẫn riêng; thay đổi sẽ làm hỏng các link cũ của Site vệ tinh |
| Template giao diện | Template của Site gốc có thể không tồn tại trên giao diện của Site vệ tinh |
| Nhóm sản phẩm thủ công | Nhóm sản phẩm do từng website tự quản lý. Nhóm sản phẩm tự động vẫn hoạt động nếu Site vệ tinh có nhóm cùng điều kiện, vì loại, thương hiệu, tên và tag đã được đồng bộ |
3.4. Thao tác trên màn hình Sản phẩm đồng bộ
Phía trên có hai chế độ xem: Sản phẩm site gốc và Sản phẩm site vệ tinh (chế độ vệ tinh có thêm bộ lọc chọn từng site). Có các tab Tất cả / Đã liên kết / Chưa liên kết / Lỗi liên kết kèm số lượng, ô tìm theo SKU hoặc tên sản phẩm và sắp xếp theo Tên / Ngày cập nhật. Bộ lọc được lưu trên đường dẫn nên bạn có thể chia sẻ link hoặc bấm Back mà không mất trạng thái.
Nhấn nút mũi tên ở đầu dòng để xem biến thể đang liên kết ở phía bên kia (so sánh hai bên).
Các trạng thái liên kết
- Đã liên kết: Hai biến thể trên 2 site đã liên kết với nhau qua SKU.
- Chưa liên kết: Hai biến thể chưa liên kết, do chưa được liên kết, cấu hình đang tắt, hoặc đã huỷ liên kết thủ công. Dòng có thể kèm lý do.
- Lỗi liên kết: Có SKU nhưng quá trình liên kết gặp lỗi. Nội dung lỗi hiện ngay dưới trạng thái, ví dụ: thiếu SKU, SKU trùng nhiều lần, SKU thuộc nhiều sản phẩm khác nhau, chưa cấu hình chi nhánh đồng bộ kho, biến thể không quản lý kho, SKU đã liên kết với sản phẩm khác.
Các hành động
Tick chọn dòng để dùng thao tác hàng loạt (tối đa 50 biến thể mỗi lần, có hộp thoại xác nhận) hoặc dùng nút trên từng dòng (di chuột để xem tên nút):
- Liên kết: tìm biến thể cùng SKU ở phía bên kia để liên kết (hoặc tạo mới sản phẩm vệ tinh nếu cấu hình cho phép), rồi cập nhật dữ liệu theo cấu hình. Với dòng đang Lỗi liên kết, dùng để liên kết lại sau khi bạn đã sửa nguyên nhân.
- Huỷ liên kết: ngắt liên kết biến thể; sản phẩm trên Haravan không bị thay đổi. Lưu ý: lần cập nhật sản phẩm tiếp theo ở site gốc có thể tự liên kết lại theo SKU nếu SKU vẫn khớp.
- Đồng bộ dữ liệu (dòng đã liên kết, chế độ site gốc): lấy dữ liệu mới nhất của sản phẩm site gốc và cập nhật sang các sản phẩm vệ tinh đã liên kết theo cấu hình từng site (site không cho phép cập nhật sẽ được báo lại).
- Đồng bộ dữ liệu về app: chỉ làm mới dữ liệu sản phẩm trong ứng dụng, không liên kết và không thay đổi dữ liệu trên Haravan.
- Nút Đồng bộ sản phẩm (góc trên bên phải): lấy sản phẩm từ Haravan về ứng dụng, theo khoảng ngày cập nhật hoặc Tất cả (chọn Tất cả thì sản phẩm đã xoá trên Haravan cũng được xoá khỏi ứng dụng).
- Nút xem log: xem lịch sử gọi Haravan của dòng để biết lý do lỗi.
Nếu hết gói hoặc không có gói, các nút Liên kết / Đồng bộ bị khoá; Huỷ liên kết vẫn dùng được.
Đồng bộ thủ công khi dữ liệu chưa kịp cập nhật
Trong một số thời điểm do độ trễ mạng, tải hệ thống hoặc giới hạn gọi API của Haravan, dữ liệu có thể chưa cập nhật kịp. Bạn nên đồng bộ thủ công khi:
- Vừa cập nhật thông tin sản phẩm nhưng site vệ tinh chưa thay đổi
- Vừa thay đổi cấu hình đồng bộ, hoặc vừa liên kết / huỷ liên kết
- Vừa cấp lại quyền hoặc gói vừa được gia hạn (trong thời gian hết hạn, thay đổi không được đồng bộ)
Hãy đồng bộ theo nhóm nhỏ (ví dụ 20 - 50 biến thể mỗi lần) khi hệ thống đang bận.
4. Đồng bộ đơn hàng
Chọn Đơn hàng đồng bộ trên thanh menu.
Các trạng thái liên kết
- Đã liên kết: Đơn tạo trên Site vệ tinh đã được tạo thành công trên Site gốc.
- Chưa liên kết: Đơn tạo trên Site vệ tinh nhưng chưa được đồng bộ về Site gốc, ví dụ do tuỳ chọn đồng bộ đơn đang tắt.
- Lỗi liên kết: Đơn chưa được tạo sang Site gốc do gặp lỗi. Ví dụ: sản phẩm trong đơn chưa được liên kết với sản phẩm Site gốc, chưa chọn chi nhánh nhận đơn.
Mở rộng một dòng đã liên kết để so sánh trạng thái xác thực, thanh toán, giao hàng giữa hai site. Mở rộng dòng chưa liên kết để xem các sản phẩm trong đơn và trạng thái liên kết của chúng; bạn có thể liên kết / huỷ liên kết sản phẩm ngay tại đây.
Các hành động
- Liên kết (đơn chưa liên kết, chọn một hoặc nhiều đơn): lấy dữ liệu đơn mới nhất từ site vệ tinh và tạo đơn sang site gốc. Hãy liên kết các sản phẩm trong đơn trước nếu đơn báo lỗi sản phẩm chưa liên kết.
- Đồng bộ lại (đơn đã liên kết): lấy lại dữ liệu đơn từ site gốc, cập nhật trạng thái xác thực / thanh toán / giao hàng / hoàn tiền và đẩy các thay đổi sang site vệ tinh. Dùng khi trạng thái bên vệ tinh bị kẹt hoặc chưa đúng.
- Đồng bộ thanh toán từ Site vệ tinh → Site gốc (đơn đã liên kết): lấy các giao dịch thanh toán trên site vệ tinh và tạo giao dịch còn thiếu sang site gốc (không tạo trùng). Dùng khi thanh toán không tự đồng bộ.
- Nút Đồng bộ đơn hàng (góc trên bên phải): kéo các đơn của site vệ tinh về ứng dụng theo khoảng ngày tạo đơn, hoặc từ ngày kết nối site vệ tinh. Dùng để bù các đơn bị sót.
Luồng đồng bộ đơn hàng
- Vệ tinh → Gốc: đơn mới ở vệ tinh tự tạo sang gốc (gán chi nhánh nhận đơn, nhân viên xử lý; nguồn đơn là tên site vệ tinh); đơn đã xác thực thì xác thực theo; thanh toán thành công ở vệ tinh được tạo sang gốc.
- Gốc → Vệ tinh: xác thực đơn, thanh toán, hoàn tiền, giao hàng (đơn vị vận chuyển, mã vận đơn, đường dẫn tra cứu, trạng thái vận chuyển), huỷ đơn, lưu trữ / bỏ lưu trữ.
- Giao hàng chỉ tạo được khi tất cả sản phẩm trong phiếu giao đã liên kết với đơn vệ tinh; nếu thiếu, hệ thống báo lỗi và không tạo phiếu.
- Chỉ đơn từ site vệ tinh mới được đồng bộ; đơn tạo thẳng ở Site gốc không được đồng bộ sang Site vệ tinh.
Lưu ý
- Hãy thao tác xử lý đơn (xác thực, giao hàng, huỷ...) tại Site gốc.
- Huỷ đơn ở Site vệ tinh, hoàn tiền / giao hàng tạo ở Site vệ tinh không đồng bộ sang Site gốc.
- Thanh toán, hoàn tiền, giao hàng cần quyền đọc và ghi đơn hàng ở các shop. Thiếu quyền, thao tác bị bỏ qua - hãy dùng Cấp lại quyền ở trang Cấu hình.